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In questo articolo parleremo dei servizi in outsourcing che può offrire uno studio di progettazione meccanica: prima di partire però è bene fare chiarezza su questo outsourcing, cos’è e come si gestisce tutto ciò che ruota intorno a lui.
Cosa significa outsourcing? Questo termine inglese indica l’utilizzo di fornitori esterni all’azienda per l’esecuzione di servizi e attività che fanno parte del proprio processo produttivo, o di processi di supporto. In italiano il termine di riferimento è esternalizzazione.
Nella gestione della qualità, il significato di outsourcing è invece l’affidamento esterno di un servizio o di un prodotto, nonostante l’azienda proprietaria possieda conoscenze e know-how necessari a svolgerla parzialmente – o interamente – al proprio interno.
La motivazione per cui ci si avvale di una società di outsourcing per sviluppare alcune attività, è fondamentalmente una: c’è una convenienza economica nel demandare all’esterno una parte dei processi.
Se da un lato la reale motivazione è una sola, dall’altro le modalità di valutazione economica e di realizzazione dell’outsourcing, aprono orizzonti sconfinati.
Possono riguardare l’economicità di un singolo processo verticale, oppure trasversale, di un insieme di fasi o del processo intero.
Uno dei vantaggi di un servizio in outsourcing (ne parleremo anche più avanti) è che ogni passaggio viene misurato. Tuttavia, ci sono degli aspetti che possono ostacolare la modifica dei processi, e hanno a che fare con la variabile più grande: le persone.
Se il conteggio numerico di determinate lavorazioni è calcolabile con estrema precisione, ci sono alcune attività che non permettono una rilevazione così puntuale: sono quelle fasi dove interviene l’aspetto prevalentemente umano, come la creatività e l’ingegno.
Abbiamo detto più volte nei nostri articoli sulla progettazione, che le decisioni operate a monte del processo hanno un impatto sempre maggiore mano a mano che si prosegue verso valle, e questo rende il confronto dei costi non paritario.
C’è un fattore moltiplicativo in ogni fase di un servizio di outsourcing, che dipende da:
- il numero di persone coinvolte nelle decisioni prese
- il numero di oggetti
- la complessità generata
- l’interruzione della produzione
…e molte altre variabili.
“Quello che non c'è non si rompe”: cosa significa gestione in outsourcing
Facciamo un esempio. Henry Ford diceva:
“Quello che non c’è non si rompe”
Anche se originariamente questa frase si riferiva ad un equipaggiamento spartano e all’estrema semplicità di un modello di autovettura, il suo significato ben si adatta al fatto che tutto quello che è in più senza dare un effettivo valore aggiunto, è una somma di sprechi.
Spreco di costo nel pensarlo, progettarlo, comprarlo, montarlo, inserirlo nelle istruzioni. Ma non finisce qui! Questo si può rompere o non funzionare, compromettendo l’intero prodotto. E chi tratta servizi in outsourcing, lo sa bene.
Un errore nella progettazione che per essere corretto coinvolge un numero limitato di persone e “solamente” del tempo/uomo (con i relativi costi), amplia la sua portata distruttiva mano a mano che la correzione avanza nelle fasi produttive successive.
Il massimo del danno? Una richiesta di richiamo prodotto, dall’impatto economico ingente e misurabile. Senza contare il danno di immagine, maggiormente complesso da quantificare ma non meno impattante.
Proprio in questi giorni, ho avuto a che fare con un “richiamo prodotto” di un dispositivo medico firmato da una nota multinazionale.
Mi è arrivata una copiosa raccomandata che specificava la presenza, all’interno di questo prodotto, di un elemento che usurandosi nel tempo sarebbe diventato dannoso. Il prodotto era già stato registrato.
Dopo un paio di settimane senza alcuna comunicazione, contatto l’azienda (il cui numero non era chiaramente riportato sulla raccomandata…) per il richiamo.
Risultato: di questo richiamo non c’era traccia, ma in compenso c’era tanta confusione tra i reparti che avrebbero dovuto occuparsene, generando un continuo scarica-barile non piacevole da sopportare soprattutto in una situazione che coinvolge la salute.
Ecco cosa succede – anche ad un’azienda internazionale – quando i processi non sono chiari a monte e non vengono riportati, per iscritto, nel dettaglio. La documentazione che permette tutto questo è la specifica tecnica.
Come gestire l'outsourcing? Tutto sotto controllo, con la specifica tecnica
Con un contratto di outsourcing, tutte le attività possono essere facilmente misurate: abbiamo detto che alcune però sono più difficili di altre da stimare e prevedere, in quanto si basano su processi di ricerca, innovazione o creativi.
Questo non vuol dire che si può procedere a caso e senza programmazione: bisogna tenere conto della variabilità all’interno di questi processi, per stimare una marginalità sullo scostamento adeguata.
Un’altra variabile da considerare in questa fase, dipende dalla generazione di nuove opzioni non previste. Motivo in più per avvalersi di una precisa e accurata specifica tecnica.
Non smetterò mai di sottolineare l’importanza di questo passaggio: la specifica tecnica permette di scremare, in fase di progettazione, opzioni e idee non compatibili o in linea con il risultato dell’analisi.
E di conseguenza, delle specifiche che il prodotto (o il servizio) devono fornire e che sono state previste. Noi risolviamo con Specifica TOP, metodo proprietario consolidato che semplifica questo passaggio e ne ordina gli elementi.
Outsourcing progettazione meccanica: motivi, vantaggi e svantaggi
Ecco i principali motivi per cui delegare ad un ufficio tecnico esterno – in tutto o in parte – il processo di progettazione e di ricerca e sviluppo:
- Accedere a competenze trasversali provenienti da altri settori, nei quali alcune soluzioni sono già state implementate: introdurre un know-how già testato è un risparmio, perché si evita di partire da zero e fare esperienza “sulla propria pelle”;
- Trarre spunto da processi e metodologie diverse dalla propria, per migliorare sempre di più;
- Gestione più agevole dei picchi di lavoro;
- Sviluppo delle attività con meno distrazioni e maggiore continuità, non essendo introdotti nel ciclo produttivo: anche questo abbatte i costi;
- Monitoraggio di sviluppo e rispetto di tempi e specifiche: gestisci solo il controllo degli step e non la pianificazione delle risorse;
- Sono un metro di misura dell’efficienza della propria progettazione: se hai un ufficio tecnico interno, può essere un modo per confrontare costi ed efficienza;
- Permettono di cogliere sfumature che chi è sempre dentro il ciclo produttivo specifico – o sempre dentro la stessa azienda – fatica a vedere: il classico “si è sempre fatto così”;
- Si lavora per obiettivi, con tempi e costi certi, evitando l’acquisizione e preparazione di specifiche competenze che magari ti servono solo per un periodo;
- L’azienda può demandare la gestione e l’organizzazione all’esterno senza farsene direttamente carico;
- Cambiare rotta in un gruppo limitato di persone è più rapido che farlo all’interno di un gruppo più grande;
- Attraverso l’interazione con altri partner, si possono creare reti e stringere rapporti strategici utilizzando l’effetto positivo della teoria dei gradi di separazione.
Ed ecco invece alcuni vantaggi:
- Il personale non va formato appositamente, in quanto è possibile scegliere società con figure già operative;
- i costi fissi vengono trasformati in variabili e i contratti possono essere temporanei e relativi ad un progetto, quindi non vincolanti, aumentando la flessibilità;
- il trasferimento all’esterno dei costi non produttivi relativi al personale (formazione, malattia, ferie, maternità, ecc.);
- si può dedicare tempo maggiore alle attività core dell’azienda, potendo scegliere di volta in volta le competenze necessarie e aumentando l’efficienza e le performance in due modi:
- affidando il lavoro a esperti del settore (alta professionalità);
- esternalizzando il lavoro con basso livello di competenza necessaria;
- nullo o ridotto investimento in infrastrutture e tecnologie;
- facilità nell’avviare nuovi processi, in quanto si vince più facilmente la resistenza al cambiamento rispetto al personale interno (“si è sempre fatto così”).
Ci sono solamente lati positivi? Ovviamente no. Ogni medaglia ha il suo rovescio, quindi:
- Formalizzazione delle fasi, che richiede un maggior investimento di tempo nel momento in cui vanno trasferite all’esterno;
- Un esterno non ha verticalmente la stessa competenza di un dipendente interno, e nemmeno la stessa conoscenza di tutte le sfumature dei processi aziendali;
- Perdita di know-how specifico se si esternalizza in toto un processo.
Questi punti possono avere anche un effetto secondario positivo, che è dare un ordine e una tracciabilità delle informazioni (ma questa è cultura d’impresa e deve essere sfruttata in altri processi – ancora prima dell’outsourcing in progettazione meccanica – perché diventi economicamente vantaggiosa).
L'outsourcing quando conviene? E quanto costa davvero?
Nella maggior parte dei casi, il confronto è sulla tariffa oraria (e non ad obiettivi). Andrebbero valutati meglio il costo per ora effettivamente lavorata (senza ferie, malattia, permessi, ecc.) e l’incidenza dei costi generali della struttura su quell’ora lavorata.
Ma come ho detto in un altro articolo, il metro di misura del lavoro di un ufficio tecnico esterno non può essere semplicemente “qual è il costo in fattura di un’ora”, come non lo può essere per mettere a confronto due studi esterni concorrenti.
Perché il costo, quando vai in outsourcing, non dipende da quanto costa la persona ma da quale servizio viene fatto, indipendentemente da chi lo fa.
Ecco ben presto fatta la semplificazione azienda in outsourcing = body rental …. Ma anche no!
Rivolgersi in outsourcing non vuol dire avere dei pseudo-dipendenti esterni già formati tecnicamente (singole partite iva onnipresenti in azienda), o figure che le società di body rental non hanno con quelle specifiche competenze: vuol dire pianificare cosa serve e quali obiettivi devono essere raggiunti.
Scelta spot o continuativa? L’outsourcing come funziona?
Ottimizzare l’impiego delle competenze e dei vantaggi che uno studio di progettazione esterno può fornire, vuol dire pianificare per tempo.
Inserire all’interno del processo una nuova variabile (nuovo dipendente o nuovo esterno) nel momento critico per le consegne (ad esempio, in forte ritardo), non è una scelta saggia.
I rapporti vanno costruiti per tempo e su progetti non critici, in modo da poter allineare le richieste alla fornitura e integrare il lavoro tra le persone con i processi delle due aziende, rendendo efficace la collaborazione in un’ottica win-win.
Come abbiamo già detto, non stiamo parlando della fornitura di un oggetto: si entra sartorialmente sul processo interno dell’azienda, non sostituendolo ma integrandolo o affiancandolo in maniera parallela alle attività che gli omologhi progettisti interni stanno sviluppando.
È più importante la direzione in cui stai andando, che la velocità! E chi va piano, va sano e va lontano.
Sono Socio e General Manager di Kreacta, un brand di 10 i cube srl. Ho svolto in più occasioni il ruolo progettista meccanico e responsabile di prodotto in importanti aziende nel settore delle macchine utensili e della Ricerca Scientifica. Opero da oltre trent’anni nella progettazione meccanica e nella consulenza industriale, con esperienze anche nei settori di sviluppo del software, piattaforme web, realtà virtuale ed aumentata e sistemi interattivi.